收到员工辞职信后,HR必须立即做这4个动作!

2017/12/281946浏览


员工说走就走,头也不回地迈出了公司的大门。


只留下了一个东西:







辞职信


亲眼看着招进来的员工辞职离开,没错,你又要开始招人了。


但是小薪告诉你,收到员工辞职信以后,其实还有一些细节和离职问题需要特别的注意,这样才能保证后续工作的稳妥解决。


今天小薪将梳理出与辞职信有关的风险点与实操知识,并结合工作经验给诸位HR宝宝们一些走心的建议,希望能帮助大家在工作中减少不必要的 麻烦 。


作为公司的HR,当收到员工的辞职信后该怎么做?






认真审查离职原因


咬文嚼字排除 雷区


要记得!任何风险,都从文字的表达开始!


HR宝宝们在查看辞职信时,要快速在脑海中建立一个 连接 ,即将文字与法条迅速挂钩,把劳动者的离职原因和可适用的解除类型对接起来,比照后在脑海中作出判断,这真是了无牵挂的离开,还是会有 后招 伺候?


所以,在审查辞职理由要结合上下文再三思量,体察这字句后面隐含的风险。


具体要注意两个方面:






其一是要明确劳动者的辞职理由,即需要劳动者明确究竟具体以何种原因离职,拒绝出现模棱两可的表述,确保通篇辞职符合客观实际,不要出现歧义。


比如劳动者在辞职信中提及解除理由时就四个字 工资原因 ,这样的表述就很容易产生误读。


比如有人理解为:劳动者不满工资待遇水平;也有人可能理解为:工资未足额支付。


实际上这里是有风险的,不同的解读导致的后果是截然不同的。前者可能被认定为个人原因辞职,毋需支付经济补偿金;而后者如果被证实确有相关事实,则有可能被认定为劳动者属于被迫解除,劳动者依据《劳动合同法》第三十八条可以索要经济补偿金。


天堂还是地狱,完全取决于你的细心哦!




其二是避免劳动者辞职理由表述不一,比如劳动者和HR辞职恳谈,又是叙旧,又是感恩,一副依依不舍的画风,但对离职理由却语焉不详,轻描淡写,但实际在离职原因处填写的却是 未缴纳社会保险、未发工资 等理由。


很多粗心的HR只顾倾听和安抚,不再细细审查书面表述了,草草办完离职手续,万万没有想到后来却引发了争议,裁判机关只认书面理由,用人单位被劳动者以《劳动合同法》第三十八条反戈一击,承担了不必要的赔偿责任,肠子悔青了吧!


所以一定要注意!!!花言巧语不可信,书面依据才重要!


个人原因辞职


灵活掌握 提前三十天 规定


相信很多HR都遇到过这种情形:劳动者口头或书面提出辞职后,一分钟都不想在公司多待,恨不得下一秒就要离开,弄得公司很被动,无人接替岗位不说,搞的老板也大为火光。


是不是感到一丢丢无奈?


《劳动合同法》第三十七条规定, 劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位,可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位,可以解除劳动合同。


这就是法律赋予了劳动者单方解除劳动合同权利的规定。


劳动者在书面通知用人单位后还应继续工作30天,这样是便于用人单位及时安排人员接替其工作,确保正常的工作秩序,避免因解除劳动合同影响企业的生产经营活动,给用人单位造成不必要的损失。


但是在劳动者办理完相关手续,结清相关事宜,岗位也有人及时接替的情况下,也未尝不可批准其提前离职,在一定程度上,这样的灵活操作可以减少用工成本的支出,比如薪酬待遇、社保和住房公积金成本等。


需要注意的是,如果劳动者交完申请后就不辞而别,也不办理相关离职手续,用人单位完全可以记为旷工,按照相应的管理制度处理。





审查员工签字的真实性


留存有效书面证据



HR宝宝们要养成一个习惯,就是在处理员工关系异动有关的各类事件时(请假、加班、调岗、外派学习、生产、辞职等),最好留存劳动者书面填写的记录


如果单位本身有一套人事管理的范本表格,方便劳动者平时按需填写,一定是最好不过的了。


这样的好处是,一是避免由劳动者制作书面文书上会产生的各种跳脱表达;二是表格上流程步骤清晰,审批程序明确,一目了然,便于管理。


尽量避免口头、电话、QQ、微信等方式的申请,这样能保证在将来发生争议时手里有充分的书面证据。

Q

有HR可能会问,如果劳动者因为一些原因不方便书面申请,能不能后补?
答:这里,我们也要把握好一个度,对劳动者过于苛刻,要求其完成不可能的任务,只会适得其反,引发矛盾。这个时候不妨同意其后补书面申请的要求,然后不动声色地对劳动者的通话记录进行录音,做好取证工作,以防其事后对口头说过的话不承认。



关于签字首先要保证是本人所签,防止有些不怀好意的劳动者有欺诈的念想,所以能当场签就当场签,尽量避免 隔夜签 、 出门签 、 快递寄送 ;其次,要留意劳动者签字的字迹,防止其使用的是变色墨水。


这里有两个建议:一个是对字迹颜色感到怀疑时,可以过片刻再核验一下,查看有没有褪色的情况发生;另一个是可以对照劳动者以前签过字的书面材料,看有没有明显的字迹笔法上的出入。


以上种种,建议HR宝宝们在不动声色中完成,细节体现情商!








Part Four
保存辞职信的原件
确保签批流程可控


劳动者递交辞职申请书是其真实意思表示的法律行为,意味着劳动者向用人单位表示真实的辞职意思


所以,HR们只要确定劳动者 离意已决 ,最好明确提醒对方,辞职信不能撤回,亦不能修改,防止劳动者借故收回造成不必要的麻烦。


这里要注意,必须拿到辞职申请书,再启动离职流程!


那如果有人问,劳动者先是递交了辞职申请书,公司也启动解除程序了,后来劳动者又借故拿走了辞职申请书怎么办?


对于这样的人,小薪就要罚你抄劳动合同法了。


一般来,R收到辞职信后,人事管理规范的单位都会要求劳动者再填写一张离职申请表,然后各部门依次审批签字,核查有无未结事项,最后由相关上级领导决签,同意即可辞职。


这里要注意,HR一定要收好辞职信的原件,而不是看完就退还给对方。


对于辞职申请书原件,小薪再次强调:


收取!存好!锁好!因为毁坏,丢失,被偷的情况屡见不鲜!


另外,对于签批程序繁琐的单位,为避免劳动者私自复印,用一套离职交接表复印件对付签批流程,而私下拿走离职交接表原件用来做 其他文章 ,在收到表后要好好审查所有的手写字迹是否为原迹,尽量在一天之内办完签批程序,并收回原件。





员工辞职潇潇洒洒,HR却要格外的注意,一封小小的 辞职申请书 有着很大的学问。


昔日旧员工所思所想你无法知晓,但是身为HR我们可以做到最好。


这是对自己的尊重,也是对离职员工的尊重。


将一切做到最好。

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